7 capítulos que no pueden faltar en plan de administracción de riesgos

¿Para qué sirve un plan de administración de riesgos, no es algo muy formal que se usa solamente en megaproyectos?.

Las respuestas son: sirve para comunicar riesgos a todos los involucrados, no es algo muy formal y no se usa solamente en megaproyectos. Si tu proyecto es pequeño también se puede usar. Es un documento corto de unas dos o tres hojas que debe tener por lo menos estos 7 capítulos:

1. Metodología: este capítulo describe cómo vas a manejar los riesgos en el proyecto. ¿Qué tipo de análisis probabilístico aplicarás para cada factor de riesgo? ¿Vas a contratar consultores? ¿Vas a contratar algún seguro? ¿Vas a analizar otros proyectos en la organización? ¿Vas a analizar algún factor externo que pueda influir en los riesgos del proyecto?

2. Roles y responsabilidades: este capítulo describe quiénes estarán a cargo del plan de administración de riesgos y quiénes serán responsables de ejecutar las respuestas al riesgo si los eventos de riesgo ocurren. Describe también quién es el Dueño del Riesgo para cada factor de riesgo.

3. Presupuesto: describe cuánto cuesta el proceso de administración de riesgo en el proyecto, y cómo se gastará en dinero asignado. El costo podría ser expresado por ejemplo en términos de horas dedicadas. El presupuesto se divide en una parte fija (las estrategias de minimización de riesgos, que se ejecutan siempre) y en un parte variable (las acciones de contingencia, que se ejecutan solamente si el evento ocurrió).

4. Tiempo: describe cómo se combinarán las tareas relacionadas a riesgos con el resto del cronograma del proyecto. Por ejemplo en este capítulo se puede comunicar que las reuniones de análisis de riesgos se realizarán después de las
reuniones de estado del proyecto, todos los viernes.

5. Puntuación: este capítulo describe qué sistema de puntuación se usará para clasificar a los factores de riesgo, y de qué forma se usará la escala de gravedad para reaccionar. Por ejemplo: “Los factores de riesgo se clasificarán en una escala de 1 a 10 por su gravedad. Un riesgo Grave es aquel con puntuación 8 o más”.

6. Tratamiento de riesgos: este capítulo explica qué factores de riesgo serán tratados en primer lugar, ya que la lista puede ser grande y algunos riesgos pueden quedar en monitoreo pero quizás no se traten. Por ejemplo aquí se puede decir: “Los riesgos de gravedad 8 o más que tengan más del 50% de probabilidad de ocurrencia serán tratados en primer lugar”.

7. Reporte de riesgos: este capítulo describe la forma y la frecuencia de reportar los riesgos a patrocinadores y demás involucrados. Por ejemplo: “Cada lunes a la mañana recibirán una planilla electrónica describiendo los cambios en la evaluación cualitativa y cuantitativa de los 10 factores de riesgo más importantes del proyecto”.

Escribe un documento así en el próximo proyecto y vas a ver que te servirá mucho, incluso si no se lo entregas a nadie. Te puede servir para ordenar tus pensamientos con respecto a los riesgos del proyecto y tenerlos en cuenta a lo largo de todo el ciclo de vida.

La pregunta de siempre: ¿Es aplicable? ¿Te ves haciendo esto el lunes a la mañana en tu próximo proyecto?