Cosas que nos hacen perder tiempo en un proyecto

Escenario típico: jueves, 20:00 horas. Estás en la oficina, te duele la cabeza, repasas tu lista de tareas que preparaste a la mañana, y apenas completaste dos de las diez que tenías. ¿No tendrás un problema de productividad? Quizás no estés aprovechando tu tiempo como es debido. Veamos algunos fenómenos típicos en una oficina que nos hacen perder el tiempo todo el día, todos los días:

1. “Conócete a ti mismo”: ¿nunca pensaste que quizás la culpa sea tuya? Desperdiciadores de tiempo por culpa tuya, de ningún otro:

* Falta de prioridades o ignorar las prioridades.

* Falta de planes con tareas diarias y semanales.

* Objetivos no claros.

* Dejar cosas para después .

* Intentar hacer muchas cosas a la vez.

* Falta de autodisciplina.

* Confundirse entre “urgente” e “importante”.

2. Uso del teléfono: un gran desperdiciador de tiempo. Algunos consejos:

* Antes de llamar, planificar la conversación.

* Filtrar y agrupar las llamadas por hacer, tratar de apartar un tiempo específico para llamadas.

* Si la conversación se extiende innecesariamente, tratar de acortarla.

* Establecer momentos en el día en donde no se recibirán llamadas.

3. Uso de mensajería instantánea: el rey de las interrupciones. Una de las cosas más irritantes de la mensajería instantánea es que te interrumpe siempre en el lugar en donde estás trabajando (en tu computadora).

* Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat.

* Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.

* Utilizar estatus como “No disponible” o “Ausente” la mayor parte del tiempo.

4. Uso de correo electrónico: a veces parece que tu trabajo consiste en escribir y leer correos electrónicos. Para que no sea así:

* Escribir menos, usar más el teléfono si hay algo que se pueda explicar mejor por ese medio.

* Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos electrónicos,

* Escribir en forma contundente: eliminar palabras, frases y párrafos innecesarios.

* Pensar antes de escribir, planificar lo que queremos expresar.

* Antes de enviar, pensar siempre: “¿A quién más debo copiar en este mensaje?”

5. Visitantes inesperados: el consejo más importante

* Aprender a decir no, especialmente cuando nos preguntan si tenemos un minuto. No queda mal si decimos “ahora no tengo un minuto, pero en un momento te llamo”.

6. Reuniones: hay días en que tu trabajo parece también que consistiera en estar en reuniones. Algunas cosas para tener en cuenta:

* Desalentar las reuniones innecesarias. ¿Quizás se pueda solucionar con una llamada telefónica?

* Fijar un límite de tiempo y ajustarnos a él.

* Preparar la reunión publicando una agenda de antemano y seguirla.